Kontrola podatkowa w firmie – jak się do niej przygotować?

Kontrola podatkowa w firmie kojarzy się zazwyczaj z gorączkową weryfikacją dokumentów. Jak najlepiej przygotować się do kontroli fiskusa? Jest na to kilka sposobów.

Kto może przeprowadzić kontrolę i czy może ona być niezapowiedziana?

Do kontroli w jednoosobowych firmach upoważnione są urząd skarbowy, ZUS, Państwowa Inspekcja Pracy oraz Urząd Kontroli Skarbowej. Rodzaj wszczętego postępowania określa zakres uprawnień kontrolerów. Jeżeli chodzi o urząd skarbowy, jest on uprawniony do przeprowadzania procedur kontrolnych w zakresie zobowiązań podatkowych np. z tytułu VAT czy PIT.

Kontrola skarbowa zazwyczaj jest czynnością zapowiedzianą. Podatnik powinien otrzymać zawiadomienie o wszczęciu kontroli nie później niż 7 dni przed jej rozpoczęciem. Natomiast jeżeli w okresie 30 dni od daty doręczenia zawiadomienia kontrola się nie rozpocznie, podatnik powinien otrzymać kolejne zawiadomienie informujące o tym, jakie elementy ewidencji będą sprawdzane, w związku z czym można przygotować się do kontroli.

Polecamy
kasy fiskalne

W praktyce istnieją jednak sytuacje, kiedy kontrola nie jest zapowiedziana. Powiadomienie o przeprowadzeniu kontroli nie jest wysyłane, jeżeli ma ona dotyczyć:

• nieopodatkowanych przychodów,
• niezgłoszonej działalności gospodarczej,
• zwrotu naliczonego podatku VAT,
• postępowania przygotowawczego wszczętego przez organ, który podejrzewa popełnienie przestępstwa (skarbowego bądź karnego),
• sprawdzenie spisu z natury lub ewidencji kasy fiskalnej.

Podstawą kontroli w firmie jest upoważnienie

Dokument określany upoważnieniem pełni istotną rolę podczas kontroli podatkowej. Oprócz podpisu osoby upoważnionej (naczelnika właściwego urzędu skarbowego) prawidłowo sporządzony powinien zawierać:

• datę oraz miejsce sporządzenia dokumentu,
• dokładne oznaczenia urzędu skarbowego,
• oznaczenie kontrolowanego (m.in. nr NIP),
• wskazanie podstawy prawnej dla kontroli (ordynacja podatkowa, ustawa),
• dane osobiste wszystkich urzędników przeprowadzających kontrolę, a także ich numery legitymacji,
• zakres działań kontrolnych,
• czas trwania kontroli.

Szczególną rolę odgrywa wskazanie dokładnego zakresu działań kontrolnych. Urzędnik oddelegowany do przedsiębiorstwa do skontrolowania może otrzymać tylko te dokumenty, które dotyczą zobowiązań podatkowych oraz przedziału czasu wskazanego w upoważnieniu. W innych przypadkach działania kontrolne są bezprawne, a więc można wnieść na nie skargę.