Jak prawidłowo przeprowadzić zebranie z pracownikami?

Wśród pracowników krąży powszechna opinia o niskiej efektywności zebrań - są one zazwyczaj kojarzone z przymusowym, przedłużającym się spotkaniem z pracodawcą, które w dodatku niewiele wnosi. Taka awersja może mieć destruktywne konsekwencje i prowadzić do braku kreatywności oraz zaangażowania. Ponadto mogą ucierpieć osoby, które mimo chęci aktywnego współuczestnictwa, rezygnują ze swojej roli ze względu na udzielającą się apatię pozostałych pracowników. W takich warunkach usprawnienie organizacji pracy, czy też podjęcie skutecznych decyzji rodzi znaczne problemy.

Odpowiednie przygotowanie oraz realizacja zebrania mogą przyczynić się do pozytywnych zmian w firmie oraz stanowić klucz do sukcesu. Już od początku należy zaznaczyć, iż za prawidłowy przebieg spotkania odpowiedzialny jest organizator. Poniżej przedstawione jest kilka porad, które usprawnią jego przebieg.

Przygotowania

Jak już zostało wspomniane, sukces realizacji zebrania zależy od jego odpowiedniego przygotowania. Organizator powinien przede wszystkim poinformować z odpowiednim wyprzedzeniem o terminie oraz długości spotkania, które pozwoli pracownikom lepiej zorganizować swój czas. Ponadto taka informacja zapewni możliwość odpowiedniego przygotowania się oraz wpłynie pozytywnie na interakcje.

Polecamy

tanie kasy fiskalne warszawa

Bardzo istotne jest poinformowanie zainteresowanych również o tematyce spotkania, co umożliwi zgłębienie problemu, a także wyeliminuje zbędny stres związany z niewiedzą i obawą o przyszłe losy. Nie jest wymagane dokładne przedstawienie przebiegu spotkania, a jedynie najważniejsze jego punkty. Dostarczenie użytecznych dokumentów oraz przekazanie potrzebnych informacji pozwoli wstępnie przygotować się do dyskusji oraz zapewnić czas do refleksji na dany temat. Każdy uczestnik powinien być także powiadomiony o zamierzanych efektach, by wiedział, jaką rolę ma pełnić w spotkaniu. Ponadto warto określić oczekiwaną formę spotkania - czy będzie ono skupiać się na celach informacyjnych, które nie skłaniają do burzy mózgów, a jedynie mogą zaowocować kilkoma uwagami, pytaniami, czy też dotyczyć będzie wprowadzenia nowych rozwiązań, które z zasady powinny prowokować do innowacyjnych pomysłów, kreatywnego myślenia oraz twórczej pracy grupy.
Niezbędna jest także analiza osób zaproszonych na spotkanie. Dobranie odpowiedniej grupy uczestniczącej w realizacji zadania stanowi połowę sukcesu. Dyskusja z osobami związanymi z tematem spotkania oraz pełniącymi podobne funkcje zapewni aktywny udział w debacie.